在會議前，與會人員通過會議預約軟件查看會議室空閑時段，一鍵預定會議室。自動發送會議邀請、提醒。同時可同步會議室設備，提前部署會議室設備。借助預約系統，能夠有效預防會議室的沖突和重復預訂現象，提升會議室的使用效率，并確保會議的順暢進行。

會議預約成功后，系統會自動檢測會議室設備（如投影儀、攝像頭、麥克風等），確保其狀態正常并可立即使用。同時，系統智能調節燈光、空調、窗簾等環境設備，根據會議需求自動優化光線、溫度和通風，為與會者提供舒適的開會環境。

發言追蹤，覆蓋全場：面對會場跨度大、發言人分散時，需要覆蓋全場，精準捕抓個體聲音。 抗電磁干擾：防爆型麥克風，抗電磁干擾設計，避免與業務設備產生信號沖突。發言優先級調度：多人同時發言時，對發言人優先調度，避免聲音交疊導致信息丟失。消除會場回聲、混響 ：采用數字信號處理器、主動降噪，避免周邊噪聲干擾。

如需同時展示多種資料與畫面，可選擇多畫面互動模式，靈活選擇2、3、4個畫面，同時展示監控畫面、大數據資料等，多畫面開會，效率倍增。

私有化部署的硬件會議系統與云會議軟件兼容，無需特定會議室參會，會議室攝像頭信號可作為“云會議”軟件畫面信號源。打通云會議軟件與硬件之間的壁壘，提升“云會議”的質量和效率。

資料安全保密：針對高保密的業務會議資料在文件管理平臺統一管理。會議設置參會人信息與權限，確保操作規范以及資料保密。貫穿“會前-會中-會后”全脈絡：針對會前準備管理、會中交流、會后查看追溯等多個環節，通過無紙化會議高效、便捷完成。綠色環保，減少資料打印等流程：普通會議往往需要大量人力用于材料的準備，無紙化會議中，會議資料可線上隨時查看，節省會議資料準備環節，會議綠色環保。

針對重要會議，系統提供全程自動化錄制功能，通過多通道采集技術同步記錄會議影像、音頻及數據內容。高清攝像頭可智能追蹤發言人，實現多機位自動切換；全向麥克風陣列精準拾音，有效降噪，確保語音清晰度。錄制內容實時轉碼為標準化格式（如MP4+ACC），并自動上傳至云端存儲系統，支持加密傳輸保障數據安全。

實時轉寫：通過專業麥克風對全程進行高保真錄音,并針對連續中文語音流進行實時語音轉寫識別，并進行轉寫結果文本。不同發言人角色分離：具備手動角色分離和硬件角色分離。對會議過程不同發言人進行區分。重點內容標記：支持在會議進行中、暫停時和結束時，通過選中文本來進行重點內容的標記。

能夠實現從會議的語音轉寫結果中精確地提取出關鍵信息和要點，進而有效地幫助用戶進行會議紀要的重點內容整理工作。自動總結，結構化呈現章節紀要：高度提煉整場會議輸出，清晰展示會議脈絡，并生成結構化的會議紀要模板，便捷查看各時間段的細化內容。搜索快速定位信息：關鍵詞智能提煉，選取或輸入關鍵詞，幫助一秒定位信息。

能耗監測：監測投影儀、屏幕開關等待機耗電情況，減少能源浪費。空氣監測：實時監測空氣污染程度，自動聯動新風系統或空氣凈化器，保障健康環境。光照調節：根據自然光強弱自動調光，人離場后關閉照明。溫濕度調控：實時監測室內溫度、濕度，根據室溫，調節空調溫度，維持環境的恒定和舒適。門禁感應：非授權進入報警，重要會議期間啟用加密訪問。人體感應：自動監測會議室是否有人。當會議室有人進入，則自動打開燈光、會議室內設備；人走，設備自動關閉。